大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理

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供稿：中國企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)研究院

作者：旋杰豪  中興通訊股份有限公司

原標(biāo)題：原創(chuàng)：大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)工作從企業(yè)業(yè)務(wù)流的維度包括采購端、研發(fā)端、銷售端、交付端以及基礎(chǔ)支撐端等不同領(lǐng)域的商標(biāo)、著作權(quán)、專利業(yè)務(wù)合規(guī)工作，與專利合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在研發(fā)端不同。計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)由于其滲透公司各個(gè)業(yè)務(wù)流模塊，尤其是大型現(xiàn)代企業(yè)的電子化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，企業(yè)的辦公系統(tǒng)搭建過程中涉及大量的軟件使用。如企業(yè)辦公使用的軟件通常包括桌面辦公類軟件、企業(yè)管理類軟件以及其它工具類軟件。

隨著國內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)環(huán)境的日趨完善，公眾對于版權(quán)的保護(hù)意識愈來愈強(qiáng)，計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)人維權(quán)活動在近年達(dá)到新高潮，其中以提供Windows操作系統(tǒng)軟件的微軟公司最具有代表性?！?009年，微軟公司在中國提起的著作權(quán)糾紛訴訟案件共計(jì)13起，2010年為7起，2012年為29起，2013年為45起，2014年為31起，涉及17家企業(yè)”[1]。可見，如何在企業(yè)中對計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)進(jìn)行合規(guī)管理，將法律法規(guī)、政策、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、商業(yè)交易慣例等外部規(guī)范，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行合規(guī)內(nèi)化，降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

盡管目前在軟件資產(chǎn)管理方面已經(jīng)有ISO/IEC 19770-1的標(biāo)準(zhǔn)可供參考。作者希望在本文結(jié)合實(shí)務(wù)，對分工明確、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜的大型企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理分享一些個(gè)人體會。

一、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的目標(biāo)與管理思路  

在企業(yè)內(nèi)部，由于分工化的管理模式，各個(gè)部門各司其職，進(jìn)行軟件著作權(quán)管理的時(shí)候，法務(wù)人員通常容易從風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā)，要求風(fēng)險(xiǎn)最小化。而負(fù)責(zé)采購的IT部門或者財(cái)務(wù)部門則更加關(guān)注成本最小化。而大多數(shù)的的實(shí)際使用者則更多地關(guān)注如何通過靈活使用計(jì)算機(jī)軟件、提升工作效率。

因此，計(jì)算機(jī)軟件合規(guī)管理需要對公司各類需求進(jìn)行綜合平衡，實(shí)現(xiàn)“降低風(fēng)險(xiǎn)、靈活配置提效率、降低成本”的整體目標(biāo)。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理的時(shí)候，更是需要各角色部門分工合作，全員參與。具體可分解為如下思路：

? 定架構(gòu)：將公司內(nèi)部的責(zé)任部門進(jìn)行角色定位，明確管理職能與責(zé)任；

? 摸家底：了解公司整體的計(jì)算機(jī)軟件使用情況，知己知彼；

? 抓需求：針對摸底情況，與業(yè)務(wù)部門溝通落實(shí)，確定軟件使用的需求，如功能、使用范圍、使用人員、頻率等，依據(jù)需求確定策略，并為后續(xù)管理舉措提供依據(jù)；

? 定舉措：根據(jù)公司需求，從軟件資產(chǎn)的采購、使用管理等維度提出舉措；

? 重審計(jì)，閉環(huán)管理：定期審核公司內(nèi)部各部門的軟件使用合規(guī)情況并及時(shí)糾正違規(guī)情況，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

二、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的舉措  

1、定架構(gòu)：確定參與計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)責(zé)任部門與角色分工。

一般而言，在企業(yè)中需要參與該工作的角色可以依據(jù)目標(biāo)進(jìn)行倒推從而確定具體的參與部門角色。如風(fēng)險(xiǎn)控制，需要法務(wù)部門（知識產(chǎn)權(quán)部門）從法律規(guī)定等角度明確風(fēng)險(xiǎn)以及管控思路；成本控制，需要財(cái)務(wù)部門明確公司預(yù)算，采購部門進(jìn)行采購成本控制；效率提升，需要IT部門以及具體使用需求部門進(jìn)行資產(chǎn)進(jìn)行靈活的配置等；審計(jì)監(jiān)控：后端的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)控等工作，需要IT部門、法務(wù)部門等部門參與。因此，從企業(yè)的職能分工方面進(jìn)行概括，需要參與計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)管理的架構(gòu)至少應(yīng)當(dāng)包括：

? IPR或者法律、合規(guī)等法務(wù)部門：整體風(fēng)控策略及舉措擬定；合規(guī)監(jiān)控等；

? IT部門：軟件資產(chǎn)管理，包括分類管理、授權(quán)管理、審計(jì)監(jiān)控的技術(shù)落實(shí)等；

? 采購部門&財(cái)務(wù)部門：控制成本；

? 需求部門：所有軟件使用需求的部門均可作為需求部門，提出需求，優(yōu)化軟件管理措施，提出靈活配置的意見以提升效率；同時(shí)，需要執(zhí)行合規(guī)舉措，鑒定風(fēng)險(xiǎn)。

2、摸家底：了解企業(yè)內(nèi)使用的各類計(jì)算機(jī)軟件情況，知己知彼。

而在企業(yè)運(yùn)營過程中，軟件的管理常常由于其易獲取性，而使管理難度較大。因此，軟件的合規(guī)管理前提必然是首先梳理“家底”，了解軟件家庭成員的情況以及各自定位。

常見的分類如桌面辦公類軟件主要包括文字編輯、表格制作、電子郵件處理、防病毒等方面的軟件，比如MS Office、IBM Notes、McAfee、OutLook等；企業(yè)管理類軟件主要包括支撐公司運(yùn)營管理的IT應(yīng)用系統(tǒng)，比如ERP、采購系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等；其它工具類軟件主要包括研發(fā)工具軟件和生產(chǎn)外購軟件，比如仿真軟件Ansoft、電路設(shè)計(jì)軟件Cadence、Mentor以及用于生產(chǎn)和研發(fā)的嵌入式系統(tǒng)軟件pSOS 、VxWorks、PNE等等。

因此，清晰地梳理企業(yè)內(nèi)部使用軟件情況，并編制屬性表單，如WPS軟件，其屬性可以簡單標(biāo)注為“免費(fèi)、桌面辦公、使用面廣、使用頻率高”等清晰的分類，可以為后續(xù)的軟件知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理提供明確清晰的導(dǎo)航圖。

3、抓需求：對公司各業(yè)務(wù)部門的計(jì)算機(jī)軟件使用需求進(jìn)行全面的溝通，梳理需求，為后續(xù)管理舉措提供依據(jù)。

實(shí)際上，由于各部門的專業(yè)分工不同，除部分基礎(chǔ)辦公軟件的共同需求外，各個(gè)部門使用的專業(yè)軟件存在很大的差異。在需求梳理的過程中，按照要求對軟件的類別、使用人員范圍、使用頻率、可替代軟件等進(jìn)行屬性分類，以確定各類軟件的管理策略。

4、定舉措：依據(jù)需求以及各部門的職責(zé)確定管理舉措。

鑒于計(jì)算機(jī)軟件 “易獲得性”，因此，尤其是大型企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件的管理可以考慮采用“集中管理、統(tǒng)一采購、授權(quán)使用、定期審計(jì)”的思路擬定舉措，具體如：

? 集中管理：在公司的軟件合規(guī)管理中，常見的風(fēng)險(xiǎn)源是由于員工在辦公設(shè)備中從外部下載安裝非經(jīng)授權(quán)使用的軟件而引起的，因此，在軟件管理中，明確統(tǒng)一管理的方式。由IT部門建立公司的軟件資產(chǎn)池，明確要求員工從公司的軟件資產(chǎn)池中下載安裝軟件，禁止公司員工在辦公設(shè)備中安裝其他外部軟件。

? 統(tǒng)一采購：由采購部門按照需求部門提出的需求以確定采購對象，采取招標(biāo)競價(jià)的方式引入競爭，降低采購成本。在同樣投入的情況下，最大化獲得軟件的許可，以確保后續(xù)使用過程中資產(chǎn)的靈活配置；同時(shí)，需求部門、采購部門還需要進(jìn)一步關(guān)注可替代需求的免費(fèi)軟件，以實(shí)現(xiàn)成本控制與軟件需求實(shí)現(xiàn)的雙平衡。

? 授權(quán)使用：在建立軟件資源池的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步按照職能分工確定情況，“定人、定崗”確定部分使用面較小、使用頻率較低的軟件需要進(jìn)行授權(quán)安裝及使用，以規(guī)范軟件的使用范圍，控制軟件的采購成本。

? 定期審計(jì)：對業(yè)務(wù)部門的使用情況，定期由IT部門針對員工辦公設(shè)備的軟件使用情況進(jìn)行審計(jì)，針對不合規(guī)的情況與法務(wù)部門聯(lián)合提出處理意見。

5、重審計(jì)，閉環(huán)管理

針對定期審計(jì)的情況，除進(jìn)行聯(lián)合處理糾正違規(guī)情況外，更為重要的是針對管理情況進(jìn)行定期復(fù)盤及調(diào)整，以更新需求，補(bǔ)充采購等，及時(shí)處理剛性的風(fēng)險(xiǎn)。

三、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的幾點(diǎn)建議  

企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理，其核心依然在風(fēng)險(xiǎn)與成本之間獲得平衡。而且計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)的管理需要實(shí)實(shí)在在的“全員參與”，尤其是與需求業(yè)務(wù)之間的溝通宣貫更是重點(diǎn)。因此，從企業(yè)法務(wù)管理的角度，建議關(guān)注：

1、軟件著作權(quán)風(fēng)險(xiǎn)的宣貫溝通，培養(yǎng)員工意識。在企業(yè)的軟件著作權(quán)管理中，公司員工對于軟件資源的風(fēng)險(xiǎn)意識缺乏是問題的重點(diǎn)。因此，法務(wù)部門梳理風(fēng)險(xiǎn)案例，并通過應(yīng)知應(yīng)會等方式，對軟件著作權(quán)的典型風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行宣貫，可以長效地起到引導(dǎo)作用，避免軟件著作權(quán)管理制度由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識的土壤而導(dǎo)致難以切實(shí)執(zhí)行。

2、明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，推動公司決策層投入資源解決剛性風(fēng)險(xiǎn)，避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化。與專利風(fēng)險(xiǎn)不同，在計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)管理中的風(fēng)險(xiǎn)問題，基本上都可以通過合規(guī)管理的方式消減風(fēng)險(xiǎn)。但是，也常常會由于合規(guī)工作不到位，可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)，尤其是在涉及到軟件采購需要較大投入的時(shí)候，則需要公司投入相關(guān)資源，法務(wù)在相關(guān)的采購決策中，尤其需要結(jié)合公司需求，風(fēng)險(xiǎn)分層推動公司決策投入資源解決風(fēng)險(xiǎn)。

3、重點(diǎn)關(guān)注合規(guī)審計(jì)，及時(shí)解決日常工作中出現(xiàn)的“小問題”。由于計(jì)算機(jī)軟件基本上是公司全員使用的，因此，針對辦公設(shè)備的管控出了擬定管理舉措外，關(guān)注執(zhí)行顯得尤為重要，通過定期的IT、法務(wù)聯(lián)合審計(jì)，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行通報(bào)糾正是有效的管理手段。

注釋：

[1]http://www.nbcbnn.com/2016/0216/15206.html，《當(dāng)心著作權(quán)不當(dāng)使用帶來風(fēng)險(xiǎn)》，作者洪燕

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