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大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理

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大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理

大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理

#本文由作者授權(quán)發(fā)布,文章僅代表作者觀點(diǎn),不代表IPRdaily立場#


發(fā)布:IPRdaily中文網(wǎng)(IPRdaily.cn)

供稿:中國企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)研究院

作者:旋杰豪  中興通訊股份有限公司

原標(biāo)題:原創(chuàng):大型企業(yè)的軟件著作權(quán)合規(guī)管理


企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)工作從企業(yè)業(yè)務(wù)流的維度包括采購端、研發(fā)端、銷售端、交付端以及基礎(chǔ)支撐端等不同領(lǐng)域的商標(biāo)、著作權(quán)、專利業(yè)務(wù)合規(guī)工作,與專利合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在研發(fā)端不同。計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)由于其滲透公司各個(gè)業(yè)務(wù)流模塊,尤其是大型現(xiàn)代企業(yè)的電子化辦公已經(jīng)成為常態(tài),企業(yè)的辦公系統(tǒng)搭建過程中涉及大量的軟件使用。如企業(yè)辦公使用的軟件通常包括桌面辦公類軟件、企業(yè)管理類軟件以及其它工具類軟件。


隨著國內(nèi)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)環(huán)境的日趨完善,公眾對(duì)于版權(quán)的保護(hù)意識(shí)愈來愈強(qiáng),計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)人維權(quán)活動(dòng)在近年達(dá)到新高潮,其中以提供Windows操作系統(tǒng)軟件的微軟公司最具有代表性?!?009年,微軟公司在中國提起的著作權(quán)糾紛訴訟案件共計(jì)13起,2010年為7起,2012年為29起,2013年為45起,2014年為31起,涉及17家企業(yè)”[1]??梢姡绾卧谄髽I(yè)中對(duì)計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)進(jìn)行合規(guī)管理,將法律法規(guī)、政策、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、商業(yè)交易慣例等外部規(guī)范,結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行合規(guī)內(nèi)化,降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。


盡管目前在軟件資產(chǎn)管理方面已經(jīng)有ISO/IEC 19770-1的標(biāo)準(zhǔn)可供參考。作者希望在本文結(jié)合實(shí)務(wù),對(duì)分工明確、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜的大型企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理分享一些個(gè)人體會(huì)。


一、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的目標(biāo)與管理思路  


在企業(yè)內(nèi)部,由于分工化的管理模式,各個(gè)部門各司其職,進(jìn)行軟件著作權(quán)管理的時(shí)候,法務(wù)人員通常容易從風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā),要求風(fēng)險(xiǎn)最小化。而負(fù)責(zé)采購的IT部門或者財(cái)務(wù)部門則更加關(guān)注成本最小化。而大多數(shù)的的實(shí)際使用者則更多地關(guān)注如何通過靈活使用計(jì)算機(jī)軟件、提升工作效率。


因此,計(jì)算機(jī)軟件合規(guī)管理需要對(duì)公司各類需求進(jìn)行綜合平衡,實(shí)現(xiàn)“降低風(fēng)險(xiǎn)、靈活配置提效率、降低成本”的整體目標(biāo)。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理的時(shí)候,更是需要各角色部門分工合作,全員參與。具體可分解為如下思路:


? 定架構(gòu):將公司內(nèi)部的責(zé)任部門進(jìn)行角色定位,明確管理職能與責(zé)任;

? 摸家底:了解公司整體的計(jì)算機(jī)軟件使用情況,知己知彼;

? 抓需求:針對(duì)摸底情況,與業(yè)務(wù)部門溝通落實(shí),確定軟件使用的需求,如功能、使用范圍、使用人員、頻率等,依據(jù)需求確定策略,并為后續(xù)管理舉措提供依據(jù);

? 定舉措:根據(jù)公司需求,從軟件資產(chǎn)的采購、使用管理等維度提出舉措;

? 重審計(jì),閉環(huán)管理:定期審核公司內(nèi)部各部門的軟件使用合規(guī)情況并及時(shí)糾正違規(guī)情況,實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。


二、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的舉措  


1、定架構(gòu):確定參與計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)責(zé)任部門與角色分工。


一般而言,在企業(yè)中需要參與該工作的角色可以依據(jù)目標(biāo)進(jìn)行倒推從而確定具體的參與部門角色。如風(fēng)險(xiǎn)控制,需要法務(wù)部門(知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門)從法律規(guī)定等角度明確風(fēng)險(xiǎn)以及管控思路;成本控制,需要財(cái)務(wù)部門明確公司預(yù)算,采購部門進(jìn)行采購成本控制;效率提升,需要IT部門以及具體使用需求部門進(jìn)行資產(chǎn)進(jìn)行靈活的配置等;審計(jì)監(jiān)控:后端的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)控等工作,需要IT部門、法務(wù)部門等部門參與。因此,從企業(yè)的職能分工方面進(jìn)行概括,需要參與計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)管理的架構(gòu)至少應(yīng)當(dāng)包括:


? IPR或者法律、合規(guī)等法務(wù)部門:整體風(fēng)控策略及舉措擬定;合規(guī)監(jiān)控等;

? IT部門:軟件資產(chǎn)管理,包括分類管理、授權(quán)管理、審計(jì)監(jiān)控的技術(shù)落實(shí)等;

? 采購部門&財(cái)務(wù)部門:控制成本;

? 需求部門:所有軟件使用需求的部門均可作為需求部門,提出需求,優(yōu)化軟件管理措施,提出靈活配置的意見以提升效率;同時(shí),需要執(zhí)行合規(guī)舉措,鑒定風(fēng)險(xiǎn)。


2、摸家底:了解企業(yè)內(nèi)使用的各類計(jì)算機(jī)軟件情況,知己知彼。


而在企業(yè)運(yùn)營過程中,軟件的管理常常由于其易獲取性,而使管理難度較大。因此,軟件的合規(guī)管理前提必然是首先梳理“家底”,了解軟件家庭成員的情況以及各自定位。


常見的分類如桌面辦公類軟件主要包括文字編輯、表格制作、電子郵件處理、防病毒等方面的軟件,比如MS Office、IBM Notes、McAfee、OutLook等;企業(yè)管理類軟件主要包括支撐公司運(yùn)營管理的IT應(yīng)用系統(tǒng),比如ERP、采購系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等;其它工具類軟件主要包括研發(fā)工具軟件和生產(chǎn)外購軟件,比如仿真軟件Ansoft、電路設(shè)計(jì)軟件Cadence、Mentor以及用于生產(chǎn)和研發(fā)的嵌入式系統(tǒng)軟件pSOS 、VxWorks、PNE等等。


因此,清晰地梳理企業(yè)內(nèi)部使用軟件情況,并編制屬性表單,如WPS軟件,其屬性可以簡單標(biāo)注為“免費(fèi)、桌面辦公、使用面廣、使用頻率高”等清晰的分類,可以為后續(xù)的軟件知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理提供明確清晰的導(dǎo)航圖。


3、抓需求:對(duì)公司各業(yè)務(wù)部門的計(jì)算機(jī)軟件使用需求進(jìn)行全面的溝通,梳理需求,為后續(xù)管理舉措提供依據(jù)。


實(shí)際上,由于各部門的專業(yè)分工不同,除部分基礎(chǔ)辦公軟件的共同需求外,各個(gè)部門使用的專業(yè)軟件存在很大的差異。在需求梳理的過程中,按照要求對(duì)軟件的類別、使用人員范圍、使用頻率、可替代軟件等進(jìn)行屬性分類,以確定各類軟件的管理策略。


4、定舉措:依據(jù)需求以及各部門的職責(zé)確定管理舉措。


鑒于計(jì)算機(jī)軟件 “易獲得性”,因此,尤其是大型企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件的管理可以考慮采用“集中管理、統(tǒng)一采購、授權(quán)使用、定期審計(jì)”的思路擬定舉措,具體如:


? 集中管理:在公司的軟件合規(guī)管理中,常見的風(fēng)險(xiǎn)源是由于員工在辦公設(shè)備中從外部下載安裝非經(jīng)授權(quán)使用的軟件而引起的,因此,在軟件管理中,明確統(tǒng)一管理的方式。由IT部門建立公司的軟件資產(chǎn)池,明確要求員工從公司的軟件資產(chǎn)池中下載安裝軟件,禁止公司員工在辦公設(shè)備中安裝其他外部軟件。


? 統(tǒng)一采購:由采購部門按照需求部門提出的需求以確定采購對(duì)象,采取招標(biāo)競價(jià)的方式引入競爭,降低采購成本。在同樣投入的情況下,最大化獲得軟件的許可,以確保后續(xù)使用過程中資產(chǎn)的靈活配置;同時(shí),需求部門、采購部門還需要進(jìn)一步關(guān)注可替代需求的免費(fèi)軟件,以實(shí)現(xiàn)成本控制與軟件需求實(shí)現(xiàn)的雙平衡。


? 授權(quán)使用:在建立軟件資源池的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步按照職能分工確定情況,“定人、定崗”確定部分使用面較小、使用頻率較低的軟件需要進(jìn)行授權(quán)安裝及使用,以規(guī)范軟件的使用范圍,控制軟件的采購成本。


? 定期審計(jì):對(duì)業(yè)務(wù)部門的使用情況,定期由IT部門針對(duì)員工辦公設(shè)備的軟件使用情況進(jìn)行審計(jì),針對(duì)不合規(guī)的情況與法務(wù)部門聯(lián)合提出處理意見。


5、重審計(jì),閉環(huán)管理


針對(duì)定期審計(jì)的情況,除進(jìn)行聯(lián)合處理糾正違規(guī)情況外,更為重要的是針對(duì)管理情況進(jìn)行定期復(fù)盤及調(diào)整,以更新需求,補(bǔ)充采購等,及時(shí)處理剛性的風(fēng)險(xiǎn)。


三、軟件著作權(quán)合規(guī)管理的幾點(diǎn)建議  


企業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)合規(guī)管理,其核心依然在風(fēng)險(xiǎn)與成本之間獲得平衡。而且計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)的管理需要實(shí)實(shí)在在的“全員參與”,尤其是與需求業(yè)務(wù)之間的溝通宣貫更是重點(diǎn)。因此,從企業(yè)法務(wù)管理的角度,建議關(guān)注:


1、軟件著作權(quán)風(fēng)險(xiǎn)的宣貫溝通,培養(yǎng)員工意識(shí)。在企業(yè)的軟件著作權(quán)管理中,公司員工對(duì)于軟件資源的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏是問題的重點(diǎn)。因此,法務(wù)部門梳理風(fēng)險(xiǎn)案例,并通過應(yīng)知應(yīng)會(huì)等方式,對(duì)軟件著作權(quán)的典型風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行宣貫,可以長效地起到引導(dǎo)作用,避免軟件著作權(quán)管理制度由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的土壤而導(dǎo)致難以切實(shí)執(zhí)行。


2、明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),推動(dòng)公司決策層投入資源解決剛性風(fēng)險(xiǎn),避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化。與專利風(fēng)險(xiǎn)不同,在計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)管理中的風(fēng)險(xiǎn)問題,基本上都可以通過合規(guī)管理的方式消減風(fēng)險(xiǎn)。但是,也常常會(huì)由于合規(guī)工作不到位,可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā),尤其是在涉及到軟件采購需要較大投入的時(shí)候,則需要公司投入相關(guān)資源,法務(wù)在相關(guān)的采購決策中,尤其需要結(jié)合公司需求,風(fēng)險(xiǎn)分層推動(dòng)公司決策投入資源解決風(fēng)險(xiǎn)。


3、重點(diǎn)關(guān)注合規(guī)審計(jì),及時(shí)解決日常工作中出現(xiàn)的“小問題”。由于計(jì)算機(jī)軟件基本上是公司全員使用的,因此,針對(duì)辦公設(shè)備的管控出了擬定管理舉措外,關(guān)注執(zhí)行顯得尤為重要,通過定期的IT、法務(wù)聯(lián)合審計(jì),對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行通報(bào)糾正是有效的管理手段。



注釋:

[1]http://www.nbcbnn.com/2016/0216/15206.html,《當(dāng)心著作權(quán)不當(dāng)使用帶來風(fēng)險(xiǎn)》,作者洪燕


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供稿:中國企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)研究院

作者:旋杰豪  中興通訊股份有限公司

編輯:IPRdaily趙珍          校對(duì):IPRdaily縱橫君


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