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信息時(shí)代,幫助小型律所突圍的13個(gè)建議

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阿耐9年前
信息時(shí)代,幫助小型律所突圍的13個(gè)建議

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信息時(shí)代,幫助小型律所突圍的13個(gè)建議


聽過有關(guān)人工智能發(fā)展報(bào)告的人,都難以避免的假設(shè)很多專業(yè)人士將會在5到10年內(nèi)被機(jī)器取代,律師也難以幸免。要知道新發(fā)展可能需時(shí)多年才會浮現(xiàn)顯著影響,但當(dāng)影響出現(xiàn)時(shí),可能會十分巨大。例如,利用氫燃料電池車作為清潔能源解決方案,減少二氧化碳排放量,已經(jīng)討論了超過20年。日前,豐田宣布將開始生產(chǎn)氫燃料電池車,但可能最快要到2025年才會見到它們在道路上廣泛使用。

 

不是要等到新發(fā)展的影響全面出現(xiàn)時(shí),我們才去留意,因?yàn)榈綍r(shí)或許為時(shí)已晚。及時(shí)對它們作出經(jīng)過考慮而適度的反應(yīng),是必要和恰當(dāng)?shù)摹?/p>

 

對于律師來說,尤其是小型律師事務(wù)所的律師,重大改變帶來的挑戰(zhàn)可能很大。例如,在香港,取消物業(yè)轉(zhuǎn)讓律師定額收費(fèi)是一個(gè)翻天覆地的變化,對許多律師事務(wù)所產(chǎn)生不利影響。但是,那些幸存的律師事務(wù)所適應(yīng)了新環(huán)境,修訂經(jīng)營模式,繼續(xù)發(fā)展。

 

適當(dāng)為改變作好準(zhǔn)備,洞悉時(shí)機(jī),需要良好的判斷能力。較小型的律師事務(wù)所面對眾多大型甚至國際性律師事務(wù)所,似乎是不可能的挑戰(zhàn)。較大型的律師事務(wù)所可以投入大量時(shí)間和資源發(fā)展信息科技,重新設(shè)計(jì)其業(yè)務(wù)。有些律師事務(wù)所在本國或成本較低的地區(qū)設(shè)立日益復(fù)雜的處理中心。這些投資可為它們?nèi)〉每捎^的經(jīng)濟(jì)回報(bào),因?yàn)樗鼈冇凶銐虻墓ぷ髁咳ケ3诌@些中心全面運(yùn)作。面對這個(gè)似乎是信息科技的軍備競賽,較小型的律師事務(wù)所如何能保持競爭力?

 

我們建議13個(gè)方法,令較小型律師事務(wù)所能夠在科技時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)。

 

1、策略

 

清晰自己想要怎樣的客戶,想為他們做什么工作。問問自己,特別是比起競爭對手,你提供的服務(wù)與客戶相關(guān)嗎?有吸引力嗎?你想做的工作價(jià)格敏感嗎?你的專業(yè)技能和服務(wù)值回價(jià)格嗎?你提供的服務(wù)可以賺取合理利潤支付合伙人薪酬之余,也足夠未來投資于業(yè)務(wù)嗎?

 

2、客戶

 

知道客戶和目標(biāo)客戶的信息科技水平,對了解你需要提供什么服務(wù)和怎樣提供這些服務(wù)至為關(guān)鍵。年輕客戶與互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體一起成長,他們期望你能自如地使用這些模式。其他的客戶也會有不同的需求和期望,你的服務(wù)需要與此保持一致。

 

3、靈活

 

大型律師事務(wù)所可能有更多錢去投資,但推出產(chǎn)品或更改程序可能需時(shí)數(shù)月甚至數(shù)年。相反,小型律師事務(wù)所如果愿意,往往可以在幾天之內(nèi)采取改變。行動迅速意味著從找到機(jī)遇到推出市場,較小型律師事務(wù)所占有「先行者」的優(yōu)勢。

 

4、利用

 

很多律所只使用其辦公系統(tǒng)功能的一小部分,這是可悲的事實(shí)。真正了解現(xiàn)行信息科技系統(tǒng)能夠提供什么,找出價(jià)格相宜的附加組件,就可以在不增加或增加很少成本的情況下,顯著改善功能范圍。

 

5、賦權(quán)

 

人們通常認(rèn)為,新想法一定要由律師事務(wù)所合伙人提出。但是,年輕律師和輔助人員往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓勵(lì)和授權(quán),他們樂意提出建議,有助顯著提升業(yè)務(wù)。讓他們參與其中,不僅對業(yè)務(wù)有利,或許還能增加他們的積極性,提高員工留任率。我見過有年輕律師幫助律師事務(wù)所開發(fā)應(yīng)用程序,涵蓋客戶關(guān)注的事宜,讓客戶透過移動設(shè)備輕易取得信息。

 

6、不要拯救世界

 

有人傾向認(rèn)為,要與時(shí)俱進(jìn)就代表要投資于萬能的信息科技系統(tǒng)。當(dāng)然,重大的升級有時(shí)是必需的,但更重要是實(shí)事求是,認(rèn)清需要什么,會用什么,客戶期望什么,客戶想要什么。正如上文第4點(diǎn)提及,充分了解當(dāng)前系統(tǒng)的能力,最少可以推遲重大投資。對于一些律師事務(wù)所而言,使用云端來保存數(shù)據(jù),或可降低任何信息科技升級的資本成本,流動讀取文件和信息亦更便利,前題是要注意以下第12點(diǎn)提到的安全問題。

 

7、具針對性

 

了解客戶需求,有助提供滿足他們需要的產(chǎn)品和服務(wù)。例如,英國一家小型產(chǎn)權(quán)律師事務(wù)所開發(fā)了一個(gè)簡單的系統(tǒng)自用,將所有關(guān)鍵文件、租賃到期日期、租金檢討、維修義務(wù)等等電子副本開放給客戶查閱,令負(fù)責(zé)產(chǎn)權(quán)的律師和客戶都可隨時(shí)查看資料。他們利用簡單的樣板系統(tǒng),確保信息保持更新。鏈接重要的租金檢討和其他日期的日歷系統(tǒng),有助確保所有通知都及時(shí)發(fā)出,大大降低專業(yè)疏忽導(dǎo)致索賠的可能。這個(gè)應(yīng)用開發(fā)成本低廉,并適用于所有產(chǎn)權(quán)組合。亦有小型律師事務(wù)所開發(fā)信息科技系統(tǒng)來分析保險(xiǎn)索賠,并開放數(shù)據(jù)予客戶,從而以最低的額外成本,將客戶關(guān)系顯著增值。

 

8、社交媒體

 

有些律師對在業(yè)務(wù)上使用社交媒體感到不安,這點(diǎn)可以理解。然而,Linked In、Facebook或Twitter可以是與客戶保持一定接觸的有效途徑。在英國,有律師事務(wù)所用Facebook尋找在辦公室附近范圍內(nèi)新近訂婚的夫婦,經(jīng)過一些篩選,律師事務(wù)所能夠?yàn)樗麄兲峁┮粋€(gè)定額價(jià)格的婚前協(xié)議。這個(gè)使用社交媒體的方法或許不很浪漫,但律師事務(wù)所因而接觸到潛在客戶群,否則這群人可能永遠(yuǎn)不會聘用這家律師事務(wù)所。

  

9、網(wǎng)站

  

網(wǎng)站是律師事務(wù)所一個(gè)日益重要的窗口。它適用于移動設(shè)備嗎?它有更新嗎?它包含有趣吸引別人的資料嗎?大多數(shù)律師事務(wù)所的網(wǎng)站出奇地差。開發(fā)一個(gè)優(yōu)秀網(wǎng)站的成本不高,而且真正有助展示創(chuàng)新和對客戶友好的形象。

 

10、檢查

 

律師事務(wù)所需要檢查它們的工作,仔細(xì)考慮指令的每個(gè)部份應(yīng)由誰做,應(yīng)怎樣做。同時(shí),有必要使用先例樣板、智能草擬工具和基本知識和培訓(xùn)制度,以盡快提高律師或律師助理的能力水平。這通常又被認(rèn)為需要大量投資。事實(shí)并非如此。一些簡單的工具,可以快速提高工作效率和工作滿意度,但這確實(shí)需要花點(diǎn)時(shí)間來分析工作的種類及可委派的職責(zé)。待新方法有效運(yùn)作,也需要投資一時(shí)間。但是,如果做得好,結(jié)果應(yīng)該可以在6個(gè)月內(nèi)開始呈現(xiàn)。

 

11、無紙化

 

許多律師似乎認(rèn)為辦公室內(nèi)紙張堆積如山是身份象征,或者是張安全毯。單單使用電子郵件或更先進(jìn)的程序或掃描儀,律師事務(wù)所無紙化是完全可行的。這樣數(shù)據(jù)不但更容易取得和檢索,如果適當(dāng)備份,比起紙張文件更安全,更重要的是節(jié)省寶貴的辦公空間。

 

12、安全

 

黑客和垃圾郵件發(fā)送者變得狡猾,律師事務(wù)所都面臨更大的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。保持安全系統(tǒng)更新,提防危險(xiǎn)電郵是必要的??焖偕暇W(wǎng)搜索一下,很容易知道流行的騙局,提高警覺。一些基本內(nèi)部管理,例如定期更改的計(jì)算機(jī)密碼,是最小的第一步。

 

13、有好奇心

 

我們很容易認(rèn)為,我們已有做事的方式就能夠提供最佳的服務(wù)。不幸的是,這極為鮮見。我們應(yīng)該對新的工作方式、不斷變化的客戶期望和新產(chǎn)品持開放態(tài)度,保持新鮮感去令服務(wù)素質(zhì)不斷提高。這并不等于盲目追求時(shí)尚,但確實(shí)需要一定程度上意愿公正、客觀地看待工作的方式,不斷努力提供更快更好的服務(wù)。

 

科技時(shí)代為律師帶來的挑戰(zhàn)很多,但可能帶來的機(jī)遇更多。較小型的律師事務(wù)所不能僅僅生存,只要保持開放,適應(yīng)新環(huán)境,它們一樣可以在這個(gè)環(huán)境突圍而出。



來源: “標(biāo)典律師”微信號 

作者:Tony Williams  ,Jomati國際法律管理顧問公司負(fù)責(zé)人

編輯:IPRdaily 王夢婷


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