返回
頂部
我們已發(fā)送驗證鏈接到您的郵箱,請查收并驗證
沒收到驗證郵件?請確認郵箱是否正確或 重新發(fā)送郵件
確定
產(chǎn)業(yè)行業(yè)法院投稿訴訟招聘TOP100政策國際視野人物許可交易深度專題活動灣區(qū)IP動態(tài)職場商標Oversea晨報董圖公司審查員說法官說首席知識產(chǎn)權官G40領袖機構企業(yè)專利律所

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

職場
灣區(qū)知識產(chǎn)權5年前
IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

#本文由作者授權發(fā)布,未經(jīng)作者許可,禁止轉載,不代表IPRdaily立場#


來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠咨詢

原標題:IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


商務寫作的本質是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務寫作,需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”,面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。IPRdaily已發(fā)布過“IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(上)(點擊標題,查看全文)”,本文為IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


目  錄


STEP 3:設定結構

STEP 4:寫好“序言”

STEP 5:組織段落

STEP 6:打造質感


03、設定結構


搭建清晰的結構,能夠讓讀者快速掌握寫作思路,理解文檔要點。那么,有人可能會問,作為職場菜鳥,怎么才能快速建立適宜的結構呢?


最簡便的辦法——遵循公司或前輩的成功“套路”。以我所在的IP咨詢機構來說,公司每年承擔大量的咨詢項目,可“套路”的文檔結構很多,如下面的三張圖分別給出了項目建議書、專利侵權風險分析報告和科技創(chuàng)新類項目總結報告的一級結構。一般來說,對于新人,一級結構不要輕易創(chuàng)新,直接遵循模板是最有效的方式,把精力重點放在體現(xiàn)客戶個性化需求的內容上更有意義。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


搭好大結構,接下來是寫到哪兒算哪兒,還是初步規(guī)劃一下文檔的體量。我的個人習慣是,初步規(guī)劃文檔體量,并考慮各部分之間的結構平衡。


看看下面這張圖,相同的身高、體重,不同的分布比例,視覺效果的差異是不是很大?至于肌肉和脂肪的差異,后面再講。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


下表以WORD文檔為例,給出了不同長度報告的結構安排示例。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


用兩條規(guī)則總結“STEP3:設定結構”的要點:


Rule 2: 大結構用套路


Rule 3: 結構平衡


04、寫好“序言”


前面我們提到,商務寫作的本質是面向“甲方讀者”的單向溝通,單向意味著讀者想看就看,不想看就不看。為了吸引讀者認真閱讀,GET到我們想要傳遞的價值,再怎么強調開篇的重要性都不為過。


如何寫出引人入勝的“序言”,《金字塔原理》同樣介紹了一個經(jīng)典模型——SCQA模型。


Situation情境——讀者肯定認同的事實,取得信任,常以此為切入點;

Conflict沖突——讀者面臨的問題/困惑/隱患/機遇;

Question問題——如何解決問題,如何抓住機遇;

Answer答案——引出文章/報告主旨。


2012年3月,我們受客戶委托開展國內大數(shù)據(jù)領域的專利分析。當時,大數(shù)據(jù)處于向各行業(yè)滲透的初期,不少行業(yè)意識到大數(shù)據(jù)應用是趨勢,但對大數(shù)據(jù)的了解有限,這也是客戶委托原因所在。經(jīng)過3個多月的檢索分析工作,項目組于5月初完成了報告初稿。


初稿的第一段話如下:


本報告的目的是分析國內大數(shù)據(jù)領域的專利布局態(tài)勢,具體通過分析專利申請趨勢、技術分布、研發(fā)熱點、主要研究機構和發(fā)明人等信息,為大數(shù)據(jù)領域的技術研發(fā)和專利布局提供參考。


看到這個中規(guī)中矩、不痛不癢的開頭,我感覺即便做了大量扎實的檢索分析工作,這份報告也難以給客戶留下深刻印象,甚至可能讀了開頭就想放棄。如何找到一個具有吸引力的情境,引導客戶耐心閱讀相對枯燥的專利分析報告?事實上,在項目實施過程中,項目組檢索到美國白宮當年3月剛發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議”,為什么不把這則消息作為開篇的情境?于是,報告終稿的第一段話變成了:


2012年3月29日,美國白宮發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議(Big Data Research and Development Initiative)”,以此來推進從大量的、復雜的數(shù)據(jù)集合中獲取知識和洞見的能力。該倡議涉及聯(lián)邦政府的六個部門(美國國家科學基金(NSF)、美國國家衛(wèi)生研究院(NIH)、美國能源部(DOE)、美國國防部(DOD)、美國國防部高級研究計劃局(DARPA)、美國地質勘探局(USGS))。這些部門承諾將投資總共超過兩億美元,來大力推動和改善與大數(shù)據(jù)相關的收集、組織和分析工具及技術。


所以說,萬事開頭難,商務寫作的第4條規(guī)則:


Rule 4: 開篇須“抓人”


05

組織段落


組織段落的黃金法則是MECE(Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive)原則。


相互之間可并列;

相互之間不重疊;

整體而言無遺漏。


筆者更傾向于認為MECE是一種分析方法,不僅適用于商務寫作段落組織中的分組,在專利布局中的技術體系分解等工作中同樣適用。網(wǎng)上關于MECE方法的介紹很多,大家可以自行學習和練習。


組織段落的核心在于利用MECE方法,找到段落組織的邏輯基礎,例如,基于因果關系、時序關系、結構關系、重要程度等等,因此,段落組織能力非常考驗對專業(yè)內容的全盤掌握和分組歸納的能力。
 

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


具體開始分段論述前,簡單的總括句能夠讓讀者清晰明了即將講述的內容,但應注意在總括句中明確“合理上位”后的要點,舉例說明:


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


政府文件中,“要點+闡述”的段落論述形式非常常見。在咨詢報告中,段落論述也推薦采用“要點+闡述”方式,即先闡明本段要點,再具體論述。根據(jù)段落長度,要點可以是一句話,也可以是短語。


例1


要點是一句話


創(chuàng)新能力和競爭力明顯提高,形成全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高地。攻克一批關鍵核心技術,發(fā)明專利擁有量年均增速達到15%以上,建成一批重大產(chǎn)業(yè)技術創(chuàng)新平臺,產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新能力躋身世界前列,在若干重要領域形成先發(fā)優(yōu)勢,產(chǎn)品質量明顯提升。節(jié)能環(huán)保、新能源、生物等領域新產(chǎn)品和新服務的可及性大幅提升。知識產(chǎn)權保護更加嚴格,激勵創(chuàng)新的政策法規(guī)更加健全。


摘自:《“十三五”國家戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》


例2


要點是短語


3.逐步建立職務科技成果披露制度。高校應從源頭上加強對科技創(chuàng)新成果的管理與服務,逐步建立完善職務科技成果披露制度??蒲腥藛T應主動、及時向所在高校進行職務科技成果披露。高校要提高科研人員從事創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的法律風險意識,引導科研人員依法開展科技成果轉移轉化活動,切實保障高校合法權益。未經(jīng)單位允許,任何人不得利用職務科技成果從事創(chuàng)辦企業(yè)等行為。涉密職務科技成果的披露要嚴格遵守保密有關規(guī)定。


摘自:《關于提升高等學校專利質量促進轉化運用的若干意見》


Tips


  • 自己厘清內在邏輯,讓讀者理解你的邏輯,“序言+子結構”的方式依然有效;

  • 每一段話中,采用“要點+闡述”的方式永不犯錯;

  •  闡述原因,建議舉措等,至少3點,不超過“7”;

  • 整齊的結構很討好;

  •  不好歸納的時候,不要忘記有一種分類叫“其他”。


同樣,用一條寫法規(guī)則來總結商務寫作的步驟5:


Rule 5:應用邏輯順序,分組歸納


06、打造質感


在戴素老師的課程中,提到語言的質感,我很喜歡這個說法。必須聲明一下,為了讓文章讀起來比較輕松,本文的語言采用了“嘚?!憋L,沒什么質感(流汗ing)。


結合IP顧問的工作性質,我更想強調帶給讀者的專業(yè)感。也就是說,當讀者閱讀時,能感到作者很專業(yè)。


如何才能打造專業(yè)感?


答:采用最精煉的語句,準確表達盡可能多的信息。前半句強調如果能一個字說清,絕不用兩個字;后半句強調表述準確,信息豐富。


我們先來說說后半句的事。


信息豐富不靠辭藻堆砌,要靠數(shù)字、事實、細節(jié)等“言之有物”的內容。商務寫作中有個說法:只用形容詞而不給事實,是糊弄。對此,我深以為然。


看看下面的兩個例子。


例1


準備拜訪客戶的預約郵件


A:我想下周一去您公司拜訪一下,好嗎?我們的面談將會很高效且富有成果。

B:我想下周一去您公司拜訪,可否?大約占您30分鐘,交流如下三個話題……


分析:A表述中的有效信息僅包含希望拜訪的大致時間,然后是一廂情愿的面談效果預期,對于受訪者的決策毫無幫助。B表述帶給受訪者的有效信息明顯增多,尤其是受訪者最為關注的訪談時長和交流主題,這兩方面的信息直接有助于受訪者決策是否有意愿、有時間接受拜訪。


例2


專利工程師的工作小結


A:2019年工作受領導肯定,受到同事好評。

B:2019年工作業(yè)績突出,在知識產(chǎn)權和法務部的年度績效評估中排名居首。


分析:A表述中,盡管提及“領導肯定”、“同事好評”,但因缺乏事實和數(shù)據(jù)支撐顯得自說自話;B表述通過數(shù)據(jù)說話,工作業(yè)績突出的總結顯得有理有據(jù)。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


再來說說前半句的要求——語音的精煉。


還記得前面講結構平衡的時候那張圖嗎?肌肉男和大肚腩,脂肪和肌肉帶來的“質感”,差異還是巨大的。每次看到下面這張圖,都會激起我下樓跑步的沖動。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


喬治·奧威爾(George Orwell)所著的《政治與英語》中,提到了英文寫作的六條基本規(guī)則,下面兩條同樣適用中文商務寫作。


如果一個字能說清,不要用兩個字。

但凡一個字能刪掉,一定要刪掉。


例1


A:這是一個好兆頭。

B:這是一個很好的兆頭。


分析:關于這個例子,哪種表述更有力量,在我們內部討論的時候出現(xiàn)了不同的觀點。部分同事認為在性質形容詞前加上諸如“很”、“非?!边@類的程度修飾詞會更有力度。反復咂摸后,我更傾向于第一種表述,短句的力量耐人尋味。


例2


A:根據(jù)檢索的數(shù)據(jù),截止到2019年12月31日,A公司已經(jīng)累計申請了700多項專利。

B:截至2019年12月31日,A公司累計申請專利712項。


分析:在專利分析報告中,第一章通常會給出檢索條件、檢索范圍和數(shù)據(jù),因此,無特殊聲明時,分析報告中的數(shù)據(jù)均依據(jù)檢索結果,在報告中無需再次聲明;同時,數(shù)據(jù)應盡可能給出準確數(shù)字。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)


打造語言質感的規(guī)則:


Rule 6:用精煉的信息化語言


最后用一張表,總結一下商務寫作的六大步驟和對應的寫作規(guī)則。


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)



相關閱讀:

IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(上)


來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠咨詢

編輯:IPRdaily王穎          校對:IPRdaily縱橫君


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)點擊圖片,查看專題詳情!


IP咨詢顧問的商務寫作經(jīng)(下)

「關于IPRdaily」


IPRdaily是具有全球影響力的知識產(chǎn)權媒體,致力于連接全球知識產(chǎn)權與科技創(chuàng)新人才。匯聚了來自于中國、美國、歐洲、俄羅斯、以色列、澳大利亞、新加坡、日本、韓國等15個國家和地區(qū)的高科技公司及成長型科技企業(yè)的管理者及科技研發(fā)或知識產(chǎn)權負責人,還有來自政府、律師及代理事務所、研發(fā)或服務機構的全球近100萬用戶(國內70余萬+海外近30萬),2019年全年全網(wǎng)頁面瀏覽量已經(jīng)突破過億次傳播。


(英文官網(wǎng):iprdaily.com  中文官網(wǎng):iprdaily.cn) 


本文來IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn并經(jīng)IPRdaily.cn中文網(wǎng)編輯。轉載此文章須經(jīng)權利人同意,并附上出處與作者信息。文章不代表IPRdaily.cn立場,如若轉載,請注明出處:“http://m.jupyterflow.com/”

灣區(qū)知識產(chǎn)權投稿作者
共發(fā)表文章4354
最近文章
關鍵詞
首席知識產(chǎn)權官 世界知識產(chǎn)權日 美國專利訴訟管理策略 大數(shù)據(jù) 軟件著作權登記 專利商標 商標注冊人 人工智能 版權登記代理 如何快速獲得美國專利授權? 材料科學 申請注冊商標 軟件著作權 虛擬現(xiàn)實與增強現(xiàn)實 專利侵權糾紛行政處理 專利預警 知識產(chǎn)權 全球視野 中國商標 版權保護中心 智能硬件 新材料 新一代信息技術產(chǎn)業(yè) 躲過商標轉讓的陷阱 航空航天裝備 樂天 產(chǎn)業(yè) 海洋工程裝備及高技術船舶 著作權 電子版權 醫(yī)藥及高性能醫(yī)療器械 中國專利年報 游戲動漫 條例 國際專利 商標 實用新型專利 專利費用 專利管理 出版管理條例 版權商標 知識產(chǎn)權侵權 商標審查協(xié)作中心 法律和政策 企業(yè)商標布局 新商標審查「不規(guī)范漢字」審理標準 專利機構排名 商標分類 專利檢索 申請商標注冊 法規(guī) 行業(yè) 法律常識 設計專利 2016知識產(chǎn)權行業(yè)分析 發(fā)明專利申請 國家商標總局 電影版權 專利申請 香港知識產(chǎn)權 國防知識產(chǎn)權 國際版權交易 十件 版權 顧問 版權登記 發(fā)明專利 亞洲知識產(chǎn)權 版權歸屬 商標辦理 商標申請 美國專利局 ip 共享單車 一帶一路商標 融資 馳名商標保護 知識產(chǎn)權工程師 授權 音樂的版權 專利 商標數(shù)據(jù) 知識產(chǎn)權局 知識產(chǎn)權法 專利小白 商標是什么 商標注冊 知識產(chǎn)權網(wǎng) 中超 商標審查 維權 律所 專利代理人 知識產(chǎn)權案例 專利運營 現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)
本文來自于iprdaily,永久保存地址為http://m.jupyterflow.com/article_24962.html,發(fā)布時間為2020-06-09 10:11:17。

文章不錯,犒勞下辛苦的作者吧

    我也說兩句
    還可以輸入140個字
    我要評論
    回復
    還可以輸入 70 個字
    請選擇打賞金額