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IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

職場
灣區(qū)知識(shí)產(chǎn)權(quán)5年前
IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

#本文由作者授權(quán)發(fā)布,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載,不代表IPRdaily立場#


來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠(yuǎn)咨詢

原標(biāo)題:IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


商務(wù)寫作的本質(zhì)是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務(wù)寫作,需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”,面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。IPRdaily已發(fā)布過“IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)(點(diǎn)擊標(biāo)題,查看全文)”,本文為IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


目  錄


STEP 3:設(shè)定結(jié)構(gòu)

STEP 4:寫好“序言”

STEP 5:組織段落

STEP 6:打造質(zhì)感


03、設(shè)定結(jié)構(gòu)


搭建清晰的結(jié)構(gòu),能夠讓讀者快速掌握寫作思路,理解文檔要點(diǎn)。那么,有人可能會(huì)問,作為職場菜鳥,怎么才能快速建立適宜的結(jié)構(gòu)呢?


最簡便的辦法——遵循公司或前輩的成功“套路”。以我所在的IP咨詢機(jī)構(gòu)來說,公司每年承擔(dān)大量的咨詢項(xiàng)目,可“套路”的文檔結(jié)構(gòu)很多,如下面的三張圖分別給出了項(xiàng)目建議書、專利侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告和科技創(chuàng)新類項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告的一級(jí)結(jié)構(gòu)。一般來說,對(duì)于新人,一級(jí)結(jié)構(gòu)不要輕易創(chuàng)新,直接遵循模板是最有效的方式,把精力重點(diǎn)放在體現(xiàn)客戶個(gè)性化需求的內(nèi)容上更有意義。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


搭好大結(jié)構(gòu),接下來是寫到哪兒算哪兒,還是初步規(guī)劃一下文檔的體量。我的個(gè)人習(xí)慣是,初步規(guī)劃文檔體量,并考慮各部分之間的結(jié)構(gòu)平衡。


看看下面這張圖,相同的身高、體重,不同的分布比例,視覺效果的差異是不是很大?至于肌肉和脂肪的差異,后面再講。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


下表以WORD文檔為例,給出了不同長度報(bào)告的結(jié)構(gòu)安排示例。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


用兩條規(guī)則總結(jié)“STEP3:設(shè)定結(jié)構(gòu)”的要點(diǎn):


Rule 2: 大結(jié)構(gòu)用套路


Rule 3: 結(jié)構(gòu)平衡


04、寫好“序言”


前面我們提到,商務(wù)寫作的本質(zhì)是面向“甲方讀者”的單向溝通,單向意味著讀者想看就看,不想看就不看。為了吸引讀者認(rèn)真閱讀,GET到我們想要傳遞的價(jià)值,再怎么強(qiáng)調(diào)開篇的重要性都不為過。


如何寫出引人入勝的“序言”,《金字塔原理》同樣介紹了一個(gè)經(jīng)典模型——SCQA模型。


Situation情境——讀者肯定認(rèn)同的事實(shí),取得信任,常以此為切入點(diǎn);

Conflict沖突——讀者面臨的問題/困惑/隱患/機(jī)遇;

Question問題——如何解決問題,如何抓住機(jī)遇;

Answer答案——引出文章/報(bào)告主旨。


2012年3月,我們受客戶委托開展國內(nèi)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專利分析。當(dāng)時(shí),大數(shù)據(jù)處于向各行業(yè)滲透的初期,不少行業(yè)意識(shí)到大數(shù)據(jù)應(yīng)用是趨勢(shì),但對(duì)大數(shù)據(jù)的了解有限,這也是客戶委托原因所在。經(jīng)過3個(gè)多月的檢索分析工作,項(xiàng)目組于5月初完成了報(bào)告初稿。


初稿的第一段話如下:


本報(bào)告的目的是分析國內(nèi)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專利布局態(tài)勢(shì),具體通過分析專利申請(qǐng)趨勢(shì)、技術(shù)分布、研發(fā)熱點(diǎn)、主要研究機(jī)構(gòu)和發(fā)明人等信息,為大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的技術(shù)研發(fā)和專利布局提供參考。


看到這個(gè)中規(guī)中矩、不痛不癢的開頭,我感覺即便做了大量扎實(shí)的檢索分析工作,這份報(bào)告也難以給客戶留下深刻印象,甚至可能讀了開頭就想放棄。如何找到一個(gè)具有吸引力的情境,引導(dǎo)客戶耐心閱讀相對(duì)枯燥的專利分析報(bào)告?事實(shí)上,在項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目組檢索到美國白宮當(dāng)年3月剛發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議”,為什么不把這則消息作為開篇的情境?于是,報(bào)告終稿的第一段話變成了:


2012年3月29日,美國白宮發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議(Big Data Research and Development Initiative)”,以此來推進(jìn)從大量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合中獲取知識(shí)和洞見的能力。該倡議涉及聯(lián)邦政府的六個(gè)部門(美國國家科學(xué)基金(NSF)、美國國家衛(wèi)生研究院(NIH)、美國能源部(DOE)、美國國防部(DOD)、美國國防部高級(jí)研究計(jì)劃局(DARPA)、美國地質(zhì)勘探局(USGS))。這些部門承諾將投資總共超過兩億美元,來大力推動(dòng)和改善與大數(shù)據(jù)相關(guān)的收集、組織和分析工具及技術(shù)。


所以說,萬事開頭難,商務(wù)寫作的第4條規(guī)則:


Rule 4: 開篇須“抓人”


05

組織段落


組織段落的黃金法則是MECE(Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive)原則。


相互之間可并列;

相互之間不重疊;

整體而言無遺漏。


筆者更傾向于認(rèn)為MECE是一種分析方法,不僅適用于商務(wù)寫作段落組織中的分組,在專利布局中的技術(shù)體系分解等工作中同樣適用。網(wǎng)上關(guān)于MECE方法的介紹很多,大家可以自行學(xué)習(xí)和練習(xí)。


組織段落的核心在于利用MECE方法,找到段落組織的邏輯基礎(chǔ)例如,基于因果關(guān)系、時(shí)序關(guān)系、結(jié)構(gòu)關(guān)系、重要程度等等,因此,段落組織能力非常考驗(yàn)對(duì)專業(yè)內(nèi)容的全盤掌握和分組歸納的能力。
 

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)

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具體開始分段論述前,簡單的總括句能夠讓讀者清晰明了即將講述的內(nèi)容,但應(yīng)注意在總括句中明確“合理上位”后的要點(diǎn),舉例說明:


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


政府文件中,“要點(diǎn)+闡述”的段落論述形式非常常見。在咨詢報(bào)告中,段落論述也推薦采用“要點(diǎn)+闡述”方式,即先闡明本段要點(diǎn),再具體論述。根據(jù)段落長度,要點(diǎn)可以是一句話,也可以是短語。


例1


要點(diǎn)是一句話


創(chuàng)新能力和競爭力明顯提高,形成全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高地。攻克一批關(guān)鍵核心技術(shù),發(fā)明專利擁有量年均增速達(dá)到15%以上,建成一批重大產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新平臺(tái),產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新能力躋身世界前列,在若干重要領(lǐng)域形成先發(fā)優(yōu)勢(shì),產(chǎn)品質(zhì)量明顯提升。節(jié)能環(huán)保、新能源、生物等領(lǐng)域新產(chǎn)品和新服務(wù)的可及性大幅提升。知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)更加嚴(yán)格,激勵(lì)創(chuàng)新的政策法規(guī)更加健全。


摘自:《“十三五”國家戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》


例2


要點(diǎn)是短語


3.逐步建立職務(wù)科技成果披露制度。高校應(yīng)從源頭上加強(qiáng)對(duì)科技創(chuàng)新成果的管理與服務(wù),逐步建立完善職務(wù)科技成果披露制度??蒲腥藛T應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)向所在高校進(jìn)行職務(wù)科技成果披露。高校要提高科研人員從事創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),引導(dǎo)科研人員依法開展科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化活動(dòng),切實(shí)保障高校合法權(quán)益。未經(jīng)單位允許,任何人不得利用職務(wù)科技成果從事創(chuàng)辦企業(yè)等行為。涉密職務(wù)科技成果的披露要嚴(yán)格遵守保密有關(guān)規(guī)定。


摘自:《關(guān)于提升高等學(xué)校專利質(zhì)量促進(jìn)轉(zhuǎn)化運(yùn)用的若干意見》


Tips


  • 自己厘清內(nèi)在邏輯,讓讀者理解你的邏輯,“序言+子結(jié)構(gòu)”的方式依然有效;

  • 每一段話中,采用“要點(diǎn)+闡述”的方式永不犯錯(cuò);

  •  闡述原因,建議舉措等,至少3點(diǎn),不超過“7”;

  • 整齊的結(jié)構(gòu)很討好;

  •  不好歸納的時(shí)候,不要忘記有一種分類叫“其他”。


同樣,用一條寫法規(guī)則來總結(jié)商務(wù)寫作的步驟5:


Rule 5:應(yīng)用邏輯順序,分組歸納


06、打造質(zhì)感


在戴素老師的課程中,提到語言的質(zhì)感,我很喜歡這個(gè)說法。必須聲明一下,為了讓文章讀起來比較輕松,本文的語言采用了“嘚?!憋L(fēng),沒什么質(zhì)感(流汗ing)。


結(jié)合IP顧問的工作性質(zhì),我更想強(qiáng)調(diào)帶給讀者的專業(yè)感。也就是說,當(dāng)讀者閱讀時(shí),能感到作者很專業(yè)。


如何才能打造專業(yè)感?


答:采用最精煉的語句,準(zhǔn)確表達(dá)盡可能多的信息。前半句強(qiáng)調(diào)如果能一個(gè)字說清,絕不用兩個(gè)字;后半句強(qiáng)調(diào)表述準(zhǔn)確,信息豐富。


我們先來說說后半句的事。


信息豐富不靠辭藻堆砌,要靠數(shù)字、事實(shí)、細(xì)節(jié)等“言之有物”的內(nèi)容。商務(wù)寫作中有個(gè)說法:只用形容詞而不給事實(shí),是糊弄。對(duì)此,我深以為然。


看看下面的兩個(gè)例子。


例1


準(zhǔn)備拜訪客戶的預(yù)約郵件


A:我想下周一去您公司拜訪一下,好嗎?我們的面談將會(huì)很高效且富有成果。

B:我想下周一去您公司拜訪,可否?大約占您30分鐘,交流如下三個(gè)話題……


分析:A表述中的有效信息僅包含希望拜訪的大致時(shí)間,然后是一廂情愿的面談效果預(yù)期,對(duì)于受訪者的決策毫無幫助。B表述帶給受訪者的有效信息明顯增多,尤其是受訪者最為關(guān)注的訪談時(shí)長和交流主題,這兩方面的信息直接有助于受訪者決策是否有意愿、有時(shí)間接受拜訪。


例2


專利工程師的工作小結(jié)


A:2019年工作受領(lǐng)導(dǎo)肯定,受到同事好評(píng)。

B:2019年工作業(yè)績突出,在知識(shí)產(chǎn)權(quán)和法務(wù)部的年度績效評(píng)估中排名居首。


分析:A表述中,盡管提及“領(lǐng)導(dǎo)肯定”、“同事好評(píng)”,但因缺乏事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐顯得自說自話;B表述通過數(shù)據(jù)說話,工作業(yè)績突出的總結(jié)顯得有理有據(jù)。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


再來說說前半句的要求——語音的精煉。


還記得前面講結(jié)構(gòu)平衡的時(shí)候那張圖嗎?肌肉男和大肚腩,脂肪和肌肉帶來的“質(zhì)感”,差異還是巨大的。每次看到下面這張圖,都會(huì)激起我下樓跑步的沖動(dòng)。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(下)


喬治·奧威爾(George Orwell)所著的《政治與英語》中,提到了英文寫作的六條基本規(guī)則,下面兩條同樣適用中文商務(wù)寫作。


如果一個(gè)字能說清,不要用兩個(gè)字。

但凡一個(gè)字能刪掉,一定要?jiǎng)h掉。


例1


A:這是一個(gè)好兆頭。

B:這是一個(gè)很好的兆頭。


分析:關(guān)于這個(gè)例子,哪種表述更有力量,在我們內(nèi)部討論的時(shí)候出現(xiàn)了不同的觀點(diǎn)。部分同事認(rèn)為在性質(zhì)形容詞前加上諸如“很”、“非常”這類的程度修飾詞會(huì)更有力度。反復(fù)咂摸后,我更傾向于第一種表述,短句的力量耐人尋味。


例2


A:根據(jù)檢索的數(shù)據(jù),截止到2019年12月31日,A公司已經(jīng)累計(jì)申請(qǐng)了700多項(xiàng)專利。

B:截至2019年12月31日,A公司累計(jì)申請(qǐng)專利712項(xiàng)。


分析:在專利分析報(bào)告中,第一章通常會(huì)給出檢索條件、檢索范圍和數(shù)據(jù),因此,無特殊聲明時(shí),分析報(bào)告中的數(shù)據(jù)均依據(jù)檢索結(jié)果,在報(bào)告中無需再次聲明;同時(shí),數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能給出準(zhǔn)確數(shù)字。


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打造語言質(zhì)感的規(guī)則:


Rule 6:用精煉的信息化語言


最后用一張表,總結(jié)一下商務(wù)寫作的六大步驟和對(duì)應(yīng)的寫作規(guī)則。


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IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)


來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠(yuǎn)咨詢

編輯:IPRdaily王穎          校對(duì):IPRdaily縱橫君


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